מעבר השמה יבוצע במקרים בהם ההשמה ברשות לא צלחה. עם זאת, אפשרות זו תבוצע רק לאחר שמוצו כל דרכי ההתערבות מול הרשות (כולל בדיקת האפשרות לשינוי הגדרת תפקיד ולהחלפת הממונה), הן באמצעות מנהל/ת האזור והן על ידי משרד הפנים.
מעבר השמה יתבצע רק לאחר אישורו של מנהל/ת אגף עתודות ובהתאם לנסיבות. לא ניתן לחפש השמה אחרת באופן אקטיבי לפני קבלת אישור לכך.
במקרה של אישור למעבר השמה – האחריות למציאת מקום השמה חלופי מוטלת על הבוגר/ת, מתוך מגוון התפקידים אשר אושרו בתהליך ההשמה האחרון ומופיעים באוגדן התפקידים.